第五章 事务管理使用指南

为两办等行政管理部门提供了领导日程、接待日程、电话记录、用章管理、用餐管理、用车管理功能，测试网站只提供领导日程各和接待日程。

5.1 领导日程的使用

1. 两办综合科负责校领导的日程安排，可以读写所有领导的日程安排；
2. 校领导只能看到与自己相关的日程安排；
3. 校领导可以新建日程安排，但只能编辑、删除本人创建的日程安排；
4. 其他账号不能访问本系统；

此外，日程安排项目中重要程度为高者用红色链接标识，重要程度为中者用橙色链接标识，其他情况（低、无）为蓝色。

5.1.1新建

可先点击“本周日程安排”，进入领导日程安排页面后，点击“新增事项”，可进入安排事项页面。

进入安排事项页面后，可填写安排事项的标题、时间、地点，选取参加活动的领导、重要程度，如果还有其它需要说明的可写入到“备注”项中。填写完成后，点击“提交”按钮即可。放弃填写则点击“返回”按钮，想重新填写则点击“重填”按钮。

　　填写完成，点击“提交”按钮后，系统返回到“领导日程安排”页面。这时，我们可以发现刚才填写的安排事项已经在页面上了。

5.1.2浏览编辑修改

双击“领导日程安排”页面上已有的安排事项，可进入到浏览此事项的页面。

进入到浏览安排事项页面:

在浏览页面上，可以看到安排事项的具体内容，如果需要修改，点击“编辑”按钮，进入修改页面，修改页面与新增安排事项时的页面完全一样，使用方法也一样，在此就不再叙述。如果此安排事项不再需要，则可点击“删除”按钮，删除此事项。如果不进行任何操作，可点击“返回”铵钮，返回到原页面。

5.1.3领导名单维护

点击页面左边的“领导名单维护”，可进入领导名单维护页面。

领导名单维护页面如下：

　　　

1.新建

点击“新建”,进入新建领导页面。

进入新增领导页面后，首先通过部门下拉框选择部门，然后通过个人选择框点取要新增的领导，最后在显示顺序框内输入这位领导在页面上的显示位置。全部填　写完成后，点击“保存”按钮。

点击“保存”按钮，进行保存后，系统又回到领导名单维护页面。这时可以看到刚才新增的领导已经出在页面上了。

　　

在“已登记的领导名单”页面上，点击“X”图标，可删除同行的领导名单。若点击编辑栏下的图标，则进入浏览编辑页面。

页面如下：

　　　　　　　

　　如果需要修改，可点击“编辑”按钮，进入“新增领导”编辑页面，其与“新增领导”页面完全一样，此处不再重复。

5.1.4领导个人日程安排

在进入领导日程时，输入自已的用户名和密码，就进入自已的日程安排。进入以后的操作和上面介绍的相同。

5.2 接待日程的使用

1. 授权管理部门维护接待日程项目，只有该授权用户可以对接待日程进行新建、修改、删除等操作；
2. 校领导、两办主任查阅接待日程项目，但不能对其进行新建、修改、删除等操作；
3. 其他授权部门只能浏览部分接待日程项目；
4. 以上用户均可以撰写相应的背景材料，但只能修改删除本人撰写的背景材料；

5.2.1新建

进入接待日程安排页面后，点击新增，可进入新增接待日程页面。

进入新增接待日程页面后，可以填写新的接待日程。填写完毕后，点击提交按钮即可。

5.2.2浏览修改编辑

　　在接待日程主页面，点击接待日程的标题，可浏览此接待日程的内容。如需要也可以删除此接待日程。

如点击标题，则进入浏览内容页面，可以浏览接待日程的具体内容，如果需要对接待日程的内容进行修改，点击编辑按钮就会进入修改页面，与新增页面相比除多了新增背景资料外，其它完全一样，在此就不多叙述了。在浏览页面上也可以进行新增背景资料的操作或点击背景资料标题进行编辑。

浏览页面如下：

如果接待日程需要背景资料，授权用户可点击新增背景资料，把与此接待日程有关的资料加入进来。

增加背景资料的页面如下:

在背景资料栏，可填写与接待日程有关的一些内容，如果有现存的文档，可通过上载附件，将有关文档附在背景资料后面。填写完毕后，点击提交按钮即可。如果不填写，可点击返回按钮，返回到上级页面。

提交完背景资料后，接待日程页面上将出现你提交的背景资料标题，如果有权限，也可以把它删除。

修改完成后，点击“返回”按钮，可返回到上级页面。

第六章 会议管理使用手册

1概述

会议管理系统是提供给机关，企业内部各不同的部门安排组织会议的办公自动化模块。在局域网内部，机关和企业的成员可方便的通过自己的电子邮件接受会议通知，并及时的提供反馈信息。极大的简化了会议安排的过程。

会议系统定义了两种不同的用户：

一种是不同部门的会议管理员。他是由系统管理员授权，必须是办公系统的内部用户。由他来完成发送会议通知，上载会议纪要和会议归档的工作。

另外一种是会议参加人。没有具体的限制。只要他有一个电子邮件地址即可成为会议的参加人。这样便于安排不同部门的会议。会议参加人不需要做主动的操作，他是从自己的电子邮件中收到会议管理员发来的会议通知。只需要点击电子邮件中的连接，查看相关的会议通知。选择参加或不参加即可。

2 会议管理员的操作

会议管理员安排一个会议的全部流程如下：

新建会议通知—>发送会议通知—>查看会议名单—>会议结束上载会议纪要并归档

2．1新建会议

首先进入会议管理的欢迎界面

点击查看会议通知进入以下界面

点击新建会议建立新的会议通知。

填写会议的相关信息和会议通知。完成后可点击“保存”也可点击“保存并发送通知”

2．2发送会议通知

会议管理员填写完会议通知后就可以向本次会议的参加人发送会议通知。可以直接点击“保存并发送通知”或在保存会议通知后发送会议通知。

发送会议通知时会进入如下界面：

填写会议参加人的email地址时如果是办公系统的内部用户可以直接填写名字。对于非办公系统用户可在用户名后加冒号然后写上email地址。如 “张方：zhangfang@163.com”

参加人的邮件地址发送填写完成后。点击“立即发送”完成。

2.3查看会议名单

通过查看会议名单可以看到需要参加会议的人员是否及时对会议发回反馈信息，以确定人数或是否选择其它方式通知参加人。

在会议名单中“是否参加”一项提供了参加人的反馈信息。如过参加人通过邮件对会议通知作出了反应（选择参加或不参加）没有选择的定义为“未确认”通过这项就可以知道会议的参加人数并选择是否通过其它方式联系参加人。

2．4会议结束上载会议纪要并归档

会议结束，在会议列表中选择对应的会议。点击“编辑会议”

在会议纪要的上载控件中选择本次会议的会议纪要。并点击归档。完成整个会议的过程。

2．5 会议资源的添加

添加会议资源，可以让会议参加人了解会议地点的详细信息。

进入会议管理的欢迎界面点击“会议资源”

点击“添加”

填写会议资源的详细信息。点击“保存”完成添加操作。

3 会议管理的授权

会议管理的授权由系统管理员完成。